Binnen 5 werkdagen na een overlijden moet bij de gemeente (Burgerlijke Stand) aangifte van overlijden worden gedaan. Hierop verschaft de gemeente een Akte van Overlijden. Tegelijk met het aanvragen van de akte wordt er toestemming gevraagd tot begraven of cremeren. Het is daarom van belang dat u deze akte kunt tonen bij het regelen van de uitvaart.
In de meeste gevallen wordt het aanvragen van de Akte van Overlijden door de uitvaartverzorger gedaan, al is dit niet per definitie het geval. Het is daarom raadzaam dit tijdig te bespreken met uw uitvaartverzorger. De Akte van Overlijden kunt u alleen aanvragen op vertoon van de A-verklaring en B-verklaring. Als u de akte niet zelf aanvraagt, maar door een uitvaartverzorger laat aanvragen, dient u de benodigde documenten aan de uitvaartverzorger mee te geven.
Nadat er aangifte is gedaan bij de gemeente zal laatstgenoemde de betrokken overheidsinstellingen (zoals het UWV, SVB en de Belastingdienst) en pensioenfondsen informeren. Dit hoeft u dus niet zelf te doen. Wel is het van belang dat u persoonlijk contact opneemt met de verzekeringsmaatschappij(en) van de overledene om te informeren naar de aanwezigheid van een lopende uitvaartverzekering, welke is bedoeld om de kosten van de uitvaart te dekken.
Zodra u in bezit bent van een Akte van Overlijden kunt u beginnen met het regelen van de uitvaart. Het is hierbij belangrijk om te weten dat de begrafenis of crematie pas 36 uur na het overlijden en uiterlijk op de zesde werkdag na het overlijden mag plaatsvinden. In Nederland mag een overledene uitsluitend op een begraafplaats worden begraven of in een crematorium worden gecremeerd.
Bij het regelen van de uitvaart is het tevens van belang dat u nagaat of de overledene bepaalde wensen heeft opgesteld betreffende de uitvaart. U kunt deze informatie doorgaans terugvinden in een (donor)codicil. Deze informatie kunt u raadplegen bij het regelen van de uitvaart.
Een codicil is een soort testament waarin naast bepaalde materiële nalatenschappen ook aanvullende zaken zoals de wensen rond een begrafenis of crematie kunnen worden vastgelegd. Het is van belang dat een codicil handgeschreven, gedateerd en ondertekend is om geldig te worden verklaard. Een codicil hoeft dus niet te worden opgesteld door een notaris, zoals bij andere testamenten het geval is.
Sinds 2003 is het niet meer mogelijk om in een codicil een uitvoerende of ‘executeur’ aan te wijzen voor een erfenis. Codicillen die voor 2003 zijn opgesteld, en waarin een executeur is aangewezen, blijven echter wel geldig. De executeur-testamentair is degene die verantwoordelijk wordt gehouden voor het afhandelen van de erfenis. Wanneer de executeur instemt met zijn of haar rol, krijgt deze persoon een aantal landelijk bepaalde rechten en plichten opgelegd.
Hoewel het weinig voorkomt, is het toegestaan zelf een uitvaartdienst te regelen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om bepaalde elementen van de dienst zelf te regelen en om andere elementen uit te besteden aan een uitvaartverzorger.
Als u de uitvaartdienst zelf wilt regelen, zijn er een aantal zaken waar u rekening mee dient te houden. Zo dient u bijvoorbeeld zelf een Akte van Overlijden aan te vragen bij de Burgerlijke Stand. Deze akte kunt u alleen ontvangen op vertoon van aan A-verklaring en B-verklaring van de (huis)arts.
Daarnaast dient u keuzes te maken met betrekking tot het ‘afleggen’ (de laatste verzorging) van de overledene. Zaken die hierbij komen kijken zijn het wassen en kleden van de overledene en het eventueel aanbrengen van make-up. Als u dit niet (helemaal) zelf wilt doen, kunt u ook hulp krijgen van een deskundige. Wanneer uw naaste in een ziekenhuis of zorginstelling overlijdt, en u wilt bij de laatste verzorging aanwezig zijn, dan dient u dit nadrukkelijk kenbaar te maken.
Het thuis opbaren van de overledene behoort ook tot de mogelijkheden. Als u het opbaren zelf wilt regelen, kunt u via de uitvaartonderneming koelelementen huren. Ook kunt u vragen om assistentie, als u niet alle handelingen van het opbaren zelf wilt verrichten.
De overledene hoeft niet per se in een kist begraven of gecremeerd te worden. Het is in Nederland toegestaan om overledenen in een ander vergankelijk omhulsel (bijvoorbeeld een lijkwade) dan een kist te begraven. Het is echter niet toegestaan om een overledene zonder omhulsel te begraven of te cremeren. Als u een ander omhulsel dan een kist wilt gebruiken, is het tevens van belang dat het materiaal van het omhulsel vergankelijk (biologisch afbreekbaar) is. Ook is het van belang dat u ruim van tevoren contact opneemt met het uitvaartcentrum. Bij sommige begraafplaatsen en crematoria is het namelijk niet mogelijk om een overledene in een ander omhulsel dan een kist te begraven of cremeren.
U mag de overledene ook in een ander voertuig dan in een lijkwagen naar de begraafplaats, het uitvaartcentrum of crematorium brengen, mits het voertuig aan de reguliere veiligheidseisen van het verkeer voldoet. In sommige gemeenten bestaan er echter nog wel een aantal regels met betrekking tot het vervoeren van een kist. Het is daarom raadzaam dit na te vragen bij uw gemeente.
U bent niet verplicht om kistdragers in te huren. Nabestaanden mogen de kist ook zelf dragen en eventueel laten zakken in het graf. Daarnaast is het toegestaan om zelf het graf dicht te gooien. Als u besluit dit zelf te doen, is het belangrijk dat u dit vooraf met de begraafplaats bespreekt.
Bij het uitkiezen van een begraafplaats is het belangrijk om te weten dat er verschillende begraafplaatsen bestaan. Zo zijn er gemeentelijke en bijzondere (niet-gemeentelijke) begraafplaatsen. Bij kleine gemeentelijke begraafplaatsen is er in sommige gevallen alleen ruimte voor de bewoners uit een bepaald dorp. Bijzondere begraafplaatsen bieden in de meeste gevallen uitsluitend plaats aan overledenen uit een bepaalde kerkgenootschap (joods, rooms-katholiek of protestants). Deze begraafplaatsen kunnen personen van andere gezindten weigeren. Bij het uitkiezen van een begraafplaats kunt u rekening houden met de eventuele geloofsovertuiging van de overledene en de eventuele wensen van de overledene met betrekking tot de uitvaart. Deze informatie kunt u doorgaans vinden in het codicil of testament dat de overledene achterlaat. Ook is het van belang dat u bij de betreffende begraafplaats informeert of er plaats is voor het graf.
Bij een crematie zal de as van de overledene in een bus of urn worden bewaard door het crematorium. Een maand na de crematie mag de bus of urn mee naar huis worden genomen door de nabestaande(n). Sommige begraafplaatsen beschikken tevens over een urntuintje, waar de urn mag worden neergezet.
In Nederland is het ook toegestaan de as van een overledene op een willekeurige plaats uit te strooien. U dient hiervoor wel vooraf toestemming te vragen aan de eigenaar van de grond.
Wanneer u op de hoogte bent van eventuele wensen van de overledene, kunt u een geschikte uitvaartverzorger inschakelen. Met deze partij kunt u de wensen rond de uitvaart nader bespreken en afhandelen. Het is hierbij gebruikelijk om de mogelijkheden rond godsdienst te bespreken. Voorafgaand aan de uitvaart kan in overleg met de meeste uitvaartverzorgers en speciale dienst worden gehouden met betrekking tot het geloof van de overledene. Ook zijn de meeste begraafplaatsen ingedeeld op geloofsovertuiging. Mocht u hier rekening mee willen houden, dan kunt u dit afstemmen met de betrokken uitvaartverzorger. In Nederland is het tevens verplicht om de uitvaart binnen 6 werkdagen na het overlijden te laten plaatsvinden.
Doorgaans worden door de uitvaartverzorger een aantal kosten in rekening gebracht, waaronder een basis- of aanname-tarief. Naast deze basiskosten worden ook aanvullende kosten in rekening gebracht die afhankelijk zijn van hoe de uitvaart wordt ingericht en welke wensen daarin worden meegenomen.
Omdat de kosten van een uitvaart de afgelopen jaren aanzienlijk zijn gestegen, bieden steeds meer uitvaartverzorgers een zogenaamde budget-uitvaart aan. Hiermee kunt u op een waardige wijze afscheid nemen van een overledene, maar blijven kosten rond de uitvaart beperkt.